Warum schreibe ich an einem Blog der „The Beauty of BPM“ heisst? Was soll das?
Nun, ich glaube es gibt so unglaublich viele Perspektiven auf die Arbeitswelt, der man mit einem BPM Ansatz entgegen gehen kann, dass es sich lohnt mal ausgiebig darüber nachzudenken.
Meiner Erfahrung nach nehmen viele Menschen höchstens ein oder zwei dieser Aspekte wahr, so mancher kann sie auch garnicht erkennen, und unterschätzt damit die Macht, die BPM auf die Zusammenarbeit von Menschen im Alltag ausüben kann.
Nimmt man den guten alten Leitsatz
„You can’t change, what you can’t see!“
(„Was du nicht sehen kannst, kannst du auch nicht ändern.“)
her, dann wird alleine daran schon ein wesentlicher Aspekt von richtig gemachtem BPM klar.
Transparenz!
Wenn man Dinge darstellt, sie aufzeichnet, (nicht aufschreibt!) und ein für die Zielgruppe möglichst aussagekräftiges Bild schafft, dann ist für die menschliche Kommunikation schon viel gewonnen.
Wichtig sind hier die Worte „für die Zielgruppe“.
Es ist meines Erachtens nach ein weit verbreiteter Irrtum, dass BPM Modellierung ein eindeutiges Geschäft ist. Es gibt nicht das BPM Diagramm oder den Prozess. Selbst nicht für die selbe Sache.
Was es gibt ist ein Prozess auf einer Abstraktionsebene, die für die Zielgruppe verständlich ist und den Prozess auf den sich alle daran beteiligten nach Austausch darüber geeinigt haben.
Dabei kommt eine weitere wichtige Eigenschaft eines Prozesses in der BPMN zum tragen: die Abstraktion.
Diese hat ihre Tücken, aber auch ihre Vorteile. Abstraktion ermöglicht häufig erst, dass Menschen den Blick auf das Wesentliche zurück erlangen und verstehen, was der eine oder andere tut, bzw was das essentzielle einer Tätigkeit ist. Falsch abstrahiert kann ein Prozess aber auch mächtig am Ziel vorbei gehen. Das ist dann besonders bei der Automatisierung ein Problem, dass jeder von uns in der Realität vermutlich schon einmal erlebt hat.
Und um das zu verhindern kommt der nächste Punkt in dieser kleinen Einleitung zum tragen: Die Notwendigkeit zur Collaboration über Prozesse.
Bekannt aus dem BPM sind sicherlich die klassischen Prozessdokumentationen, gerne auch auf Papier, die dann in der Ablage der Fachabteilungen vor sich hinaltern, die sogenannte „Schrankware.“ Solche Prozessdokumentationen sind eigentlich wertlos. Sie erhalten erst dann wieder einen Wert, wenn sich die von ihnen betroffenen Menschen regelmäßig und gelenkt über sie austauschen. Dabei findet ein Abgleich auf Aktualität statt und es werden ständig Verbesserungspotentiale aufgedeckt. Diese Collaboration erst, unterstützt durch modere Medien wie Prozessportale und Chat Möglichkeiten, lassen ein Prozessmanagement zum akzeptierten Teil der Arbeit der Menschen mit Prozessen werden.
Prozesse ändern sich ständig, müssen gelebt, diskutiert und verändert werden, und genau dieses Verhalten muss das Business Process Management im Unternehmen ermöglichen und mit modernen Mitteln möglichst optimal unterstützen.
Halten wir also fürs erste fest:
BPM bietet Transparenz durch Abstraktion und Collaboration über das Geschäft.